La délivrabilité est un sujet complexe à traiter en partie parce qu’il n’y a pas d’autorité finale qui peut trancher sur la livraison ou non-livraison d’un courriel. Chaque outil, chaque organisme ou compagnie, chaque fournisseur de service anti-spam utilise des règles différentes, propriétaires et surtout non-publiées afin de déterminer s’ils acceptent ou rejettent un courriel, s’ils le placent en dossier spam, ou s’ils refusent toute connexion de la part de votre serveur.

Si un manuel définitif sur la délivrabilité n’existe pas, il n’en reste pas moins que les bonnes pratiques, techniques, technologies et processus internes sont le seul moyen d’arriver à bout des règles globales qui gèrent la délivrabilité des courriels.

Voici donc les 10 éléments les plus importants, par ordre de priorité. Le niveau de difficulté technique assignée à chacun de points vous permettra de décider si le point devrait être soulevé par l’équipe TI ou l’équipe marketing.

 

1. Monitorez la réputation de votre serveur et de votre domaine

Difficulté technique : 

Prérequis : Connaitre l’adresse IP du serveur ou de la plateforme d’envoi.

La réputation, ou le score de chaque serveur, est le facteur les plus important au niveau de la délivrabilité. Ce score de 0 à 100 est utilisé par la plupart des engins anti-spam et même parfois par les serveurs TI afin de décider s’ils livrent ou non un courriel à son destinataire.

Il y a une foule de fournisseurs et systèmes qui s’occupent de calculer un score. Parmi les plus référencés dans le marché : SenderScore ou encore Talos Intelligence.

Si ces outils révèlent un problème, il faudra probablement impliquer l’équipe TI pour identifier les raisons et travailler à rétablir la réputation du serveur.

 

2. Utiliser la vérification SPF

Difficulté technique : 

Prérequis : Accès au registre et contrôle du nom de domaine d’envoi.

Le SPF (Sender Policy Framework) est un enregistrement dans le nom de domaine qui explicite quels serveurs qui sont autorisés à envoyer des courriels au nom de votre domaine. Typiquement le serveur de courriel principal de la compagnie y est référencé, mais il faut aussi ajouter tout site web, toute plateforme marketing ou d’envoi de courriel aussi. Les services TI doivent s’assurer que l’enregistrement SPF contient toutes les sources potentielles de courriels qui sont autorisées. Des outils de contrôle facile d’accès existent tel : Dmar Analyzer.

Si tous vos serveurs ne sont pas dans la liste, les services TI doivent les ajouter.

 

3. Authentifier le serveur d’envoi avec DKIM

Difficulté technique : 

Prérequis : Accès au registre et contrôle du nom de domaine d’envoi, accès administratif de la plateforme d’envoi ou du serveur courriel.

Le DKIM (DomainKeys Identified Mail) est un système de signature à codes clé qui permet d’authentifier que le courriel provient bien d’un serveur autorisé. De pair avec la vérification SPF, le DKIM permet de dire que oui, le courriel provient de ce serveur, et que ce dernier est dans la liste autorisée. Pour mettre en place la validation DKIM, il faut que le serveur ou la plateforme de courriel soit compatible à cette authentification, et que les responsables TI créent une paire de codes clés et publient la clé publique sur l’enregistrement de nom de domaine.

La mise en place et le contrôle de ce mécanisme nécessite donc une expertise TI avancée.

 

4. Faire le setup de votre enregistrement DMARC

Difficulté technique : 

Prérequis : Accès au registre et contrôle du nom de domaine d’envoi, une adresse email.

Troisième étape, après avoir contrôlé la réputation du serveur, avoir configuré le SPF et DKIM, c’est de mettre en place l’enregistrement DMARC qui demande aux serveurs qui rencontrent un problème sur un courriel qui prétend venir de chez vous, de vous en aviser à une adresse email spécifique.

Ces rapports sont difficiles à interpréter si vous n’êtes pas spécialiste TI, car ils sont souvent en XML. Voici un exemple dans lequel un courriel non-autorisé a été envoyé :

<source_ip>148.105.8.28</source_ip>
<count>1</count>
-<policy_evaluated>
<disposition>none</disposition>
<dkim>fail</dkim>
<spf>fail</spf>
</policy_evaluated>
</row>

 

5. Monitorer les blacklistes

Difficulté technique : 

Prérequis : Connaitre l’adresse IP du serveur ou de la plateforme d’envoi.

Pour savoir si vos envois auraient reçu des plaintes qui vous ont mis sur l’une ou l’autre des listes noires partagées par les engins anti-spam, vous devez régulièrement consulter les recherches de listes noires tel que Ultratools  ou MxToolbox.

Si votre domaine, plateforme ou serveur figure sur une liste, il faut demander au gestionnaire de liste de faire enlever votre serveur de cette liste. Pour cela, il faut souvent pouvoir justifier de la légitimité des courriels et démontrer que vos envois sont opt-in (c’est à dire que vous avez l’autorisation d’envoyer des courriels à ces contacts). Il est donc difficile de se faire délister si vos envois sont vraiment du spam.

 

6. Avant d’intégrer des nouvelles sources de courriels, faites la vérification des courriels

Difficulté technique : 

Prérequis : Avoir accès à la liste qu’on propose d’ajouter et disposer d’un budget pour le nettoyage des données (services payants).

Il est déconseillé d’ajouter des courriels, même opt-in, à votre base de données régulière, provenant d’une ancienne liste, même si à l’occasion, il est important de réactiver une liste d’envoi sur laquelle vous n’avez pas communiqué depuis un certain temps. Si vous vous trouvez dans cette situation, il faut valider que les adresses existent réellement avant de polluer la réputation de votre serveur ou nom de domaine en sollicitant des adresses qui n’existent plus.

Des services de vérification existent qui peuvent confirmer l’existence d’un courriel même avant d’envoyer un message. Par exemple : email-checker

 

7. Supprimer ou mettre en quarantaine les adresses qui ne réagissent plus

Difficulté technique : 

Prérequis : Accès administratif de la liste d’envoi pour supprimer, ou assigner un optout aux contacts non-réactifs.

Dépendamment de votre saisie d’adresses, il est possible qu’une adresse ait été mal renseignée ou que des adresses erronées aient été ajoutées dans votre base de données. Les adresses qui ne réagissent pas pourraient être mises en quarantaine pour une certaine période pour voir si les contacts réagissent lorsqu’elles sont réactivées plus tard. Il est aussi possible qu’une adresse n’est plus consultée par le contact. Certains fournisseurs convertissent ces adresses en « spam trap » et si elles sont sollicitées, cela réduit la réputation d’envoi du serveur. Il est donc de votre intérêt de mettre en place une méthodologie qui permet de suspendre ou mettre fin à la sollicitation d’adresses non-réactives.

 

8. Utiliser une vraie adresse de retour, au lieu d’un « noreply » ou autre

Difficulté technique : 

Prérequis : Accès administratif de la plateforme d’envoi ou serveur d’envoi.

Puisqu’il est possible de vérifier si une adresse existe, c’est exactement ce que certains serveurs font lorsqu’ils reçoivent un courriel. Si l’adresse d’expédition n’existe pas réellement sur le serveur, cela  peut réduire la note de votre envoi, et pourrait contribuer au rejet du courriel par le serveur, ou sa classification dans la boite spam.

 

9. Utiliser une adresse d’envoi sur le même sous-domaine que les liens dans le courriel

Difficulté technique : 

Prérequis : Accès administratif de la plateforme d’envoi ou serveur d’envoi.

Lorsqu’une plateforme est mise en place, il est souvent question de dédier un sous-domaine à celle-ci afin d’augmenter la délivrabilité et de comportementaliser les fonctions courriel sous ce sous-domaine. Cependant, si on fait cela, il faut résister à la tentation de garder l’adresse originale.

Par exemple pour varibase.com on pourrait dédier un sous-domaine à la plateforme qui s’appellerait envois.varibase.com. (éviter email. ou courriel. ou info.) Il serait préférable d’envoyer les courriels de l’adresse bonjour@envois.varibase.com que bonjour@varibase.com. Les engins qui calculent la cote spam assignent une plus mauvaise note aux courriels dont l’adresse des liens dans le courriel (http://envois.varibase.com) ne matchent pas l’adresse d’envoi (@varibase.com)

 

10. Analysez régulièrement le contenu de vos envois pour identifier des problèmes avant qu’ils n’impactent votre réputation

Difficulté technique : 

Prérequis : Avoir accès à la plateforme d’envoi sur laquelle le courriel a été intégré et disposer d’une budget d’analyse de contenu (service payant).

L’analyse du contenu passe par l’un ou l’autre des services qu’on trouve sur Internet.

Mis à part l’analyse du rendu visuel par des outils comme Litmus, il y a aussi l’analyse du contenu par des outils comme Glockapps. Vous serez surement surpris de savoir que « spécialiste » contient « cialis » et qu’il y a de fortes chances que votre courriel se retrouvera au fond de la boite spam. C’est le genre de surprise que vous pourrez éviter en vérifiant systématiquement vos nouveaux contenus sur un engin de ce type. Pour plus d’informations sur les termes de contenu qui peuvent impacter la délivrabilité, vous pouvez consulter notre article : SPAM : 8 grandes catégories.

La délivrabilité des courriels, c’est un peu comme la toile Internet. Des dizaines de standards, des centaines d’outils, des règles qui portent à confusion et qui se contredisent même. C’est le résultat d’une course entre les spammeurs et les gestionnaires de délivrabilité, gardiens de l’accessibilité de nos boites courriel.

Pour rester dans la course, il ne faut pas penser à la délivrabilité comme une opération ponctuelle, faite une seule fois pour toujours. Afin de suivre l’évolution, il faut rester en mode « veille » et faire valider régulièrement la réputation, les blacklistes, la réactivité de vos listes, et le contenu de vos communications.

Si malgré toutes ces actions, vous rencontrez toujours des problèmes de délivrabilités, n’hésitez pas à nous contacter.

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